Корпоративные праздники

Планирование корпоративного мероприятия требует времени, организованности и твердой способности решать несколько задач одновременно. Независимо от того, идет ли речь о корпоративной вечеринке, конференции, командном мероприятии или нетворкинге, даже мишку Тедди на детский праздник в Томске.

Чтобы понять ваши потребности и ничего не запомнить, необходим контрольный список. Список лежит в основе вашей стратегии планирования и проведет вас через весь процесс. Вот 8 вещей, которые вы должны включить в свой список.

1: Место и дата
Местоположение должно быть вашим приоритетом. Выбор места зависит от типа мероприятия, которое вы организуете. Например, если вы планируете уединение, выберите отель вдали от центра города, чтобы вы и ваши коллеги могли сосредоточиться на встречах и мероприятиях.

В случае сетевого мероприятия или конференции лучше всего выбрать место, к которому легко получить доступ, чтобы увеличить посещаемость.

Вам также нужно будет определить дату мероприятия и возможность размещения в желаемом месте. Деньги – еще один фактор, который повлияет на ваш выбор, поэтому убедитесь, что вы знаете бюджет своей компании на это мероприятие.

Узнайте, предлагаются ли услуги в номере, о котором идет речь, или будет доступно оборудование и персонал. Если да, то вам, вероятно, следует воспользоваться этими преимуществами – это снимет стресс с организации всего от А до Я. Делегируя определенные пункты в вашем списке, вы можете сосредоточиться на содержании вашего мероприятия. Такие удобства в дополнение к помощи на месте увеличивают шансы на то, что ваше мероприятие пройдет в соответствии с планом, без сбоев и проблем.

2: Оборудование и техническая поддержка

Какое оборудование вам понадобится для мероприятия? Ноутбуки, проекторы, экраны, микрофоны, телевизоры, компьютеры… этот список можно продолжать, когда дело касается корпоративных мероприятий. Обязательно подготовьте подробный список всего необходимого и определите, требуется ли доступ в Интернет.

Помимо встроенного аудиовизуального оборудования, некоторые конференц-залы могут помочь вам с установкой и технической поддержкой. Не забудьте узнать, предоставляется ли данная услуга, и обязательно протестируйте оборудование перед мероприятием. Это позволит вам сосредоточиться на других важных задачах в день вашего мероприятия.

3. Еда и напитки

Вы не поверите, но еда – важный фактор успешного мероприятия. Если ваши посетители голодны, они будут отвлекаться. Кейтеринг на дому – всегда лучший вариант для приема пищи, так как в холле для приема гостей уже есть все оборудование и персонал, необходимые для приготовления свежих качественных блюд. Существует несколько вариантов – будь то простые закуски, шведский стол или обед из 3 или 5 блюд. Не забудьте обеспечить многоразовое питание, если ваше мероприятие продлится весь день.

Другой важный элемент – предлагать легкодоступные напитки, такие как кофе, вода и сок. Планируете ли вы подавать алкоголь? Если да, определите, какого типа, в каком количестве и когда он будет подан. В конце концов: вы хотите, чтобы ваши посетители сосредоточились на важных встречах или конференциях. В этом случае алкоголь будет уместнее вечером или на сетевых мероприятиях.

Также желательно учитывать любые пищевые ограничения или аллергию. Отправляя приглашения, обязательно спросите гостей, есть ли у них какие-либо диетические требования. Вегетарианские блюда всегда должны быть в вашем меню, поскольку даже всеядные животные могут предпочесть легкую и здоровую пищу в течение дня.

4: План этажа
На то, как вы организуете пространство, неизбежно влияет выбор холла для приемов. Убедившись, что место проведения соответствует вашим потребностям, составьте план рассадки на мероприятии. Сколько столов вам понадобится? Требуется ли отдельная обеденная зона? Планируете ли вы есть в то время, когда разворачиваются события дня?

Работа по построению команды проходит лучше, если участники сталкиваются друг с другом, тогда как для презентаций или семинаров предпочтительнее использовать «классную» организацию. Если вы планируете сетевое мероприятие, более эффективным будет вариант «быстрого свидания», то есть ряды столов со стульями, обращенными друг к другу.

После того, как план планировки определен, не забудьте передать его в приемную, чтобы мы могли подготовить помещение в соответствии с вашими потребностями.

5: Динамики

На корпоративном мероприятии также должны присутствовать спикеры. Хотя это не требуется для некоторых мероприятий, всегда полезно нанять отраслевого эксперта, который поделится своими знаниями, советами или другим соответствующим опытом, который может вдохновить ваших посетителей.

Тон и стиль говорящего очень важны. Убедитесь, что он или она подходит для этого мероприятия. Как и во многих других пунктах вашего контрольного списка, важно правильное планирование. Высокопоставленных докладчиков часто заказывают за несколько месяцев вперед, поэтому, если вы хотите пригласить известную личность, планируйте заранее!

6. Мероприятия и развлечения
Развлекать гостей стимулирующими мероприятиями или музыкой – это хорошая идея, если вы хотите запоминающееся корпоративное мероприятие. Если вы выделяете время только для семинаров, встреч или выступлений, вашим участникам может стать скучно или, что еще хуже,… покинуть помещение. Идеи для занятий включают: ледоколы, коктейльные вечеринки, киоски виртуальной реальности и мастер-классы.

Если позволяет бюджет, выделите деньги на развлечения. Если ваше мероприятие длится до вечера, почему бы не нанять диджея, группу, имитатора или даже комика, чтобы развлечь гостей? Не стесняйтесь спрашивать в своем заведении, могут ли они порекомендовать список ди-джеев или групп. Скорее всего, у вашего заведения есть рабочие отношения с несколькими артистами, которые уже знакомы со своим оборудованием. Помните, что выбранный артист должен соответствовать типу мероприятия, которое вы планируете.

7: Повестка дня
Определите время начала и окончания мероприятия, включая время приема пищи, перерывов и мероприятий. Не забудьте передать эту информацию в приемный зал, чтобы еда была подана вовремя. Любой ключевой персонал, представители развлекательных программ или выступающие также должны иметь повестку дня, чтобы не нарушать график.

Успешное мероприятие во многом зависит от безупречного исполнения. Убедитесь, что ваше корпоративное мероприятие такое.

8: Спонсоры
Если вы планируете запуск продукта или отраслевую конференцию, скорее всего, у вас будут спонсоры. Если это так, вам нужно будет решить, как вы собираетесь продавать их бренд. Будут ли их логотипы появляться на баннерах мероприятий, приглашениях или рекламных материалах – или вы планируете установить стенды для этих предприятий?

Подарочные пакеты также являются отличным маркетинговым инструментом для представления бренда, и большинству людей нравится получать бесплатные товары.

Благодаря его советам, планирование корпоративного мероприятия должно быть простым. Помните: самое главное – забронировать номер. После того, как вы выбрали холл для приемов, все остальное должно подойти.

Если вы ищете идеальное место для корпоративного мероприятия, не стесняйтесь обращаться в L’Ambroisie за информацией о наших специальных пакетах и ​​решениях под ключ.

Смотрите также

Автор записи: Савинка